Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

Der DRK Kreisverband Freital e.V. und seine Tochtergesellschaften betreiben verschiedene Einrichtungen der Seniorenpflege, Kinder- und Jugendhilfe sowie allgemeiner Wohlfahrtspflege. Insgesamt beschäftigen der DRK Kreisverband Freital e.V. und seine Tochtergesellschaften rund 850 hauptamtliche Mitarbeiter aus den verschiedensten Bereichen. Neben dem Hauptamt ist das Ehrenamt eine weitere Säule des Verbandes. Es umfasst Gemeinschaften u.a. im Katastrophenschutz sowie der Wasserrettung.

Ab dem 01.12.2022 suchen wir für unsere Geschäftsstelle eine Assistenz des Vorstandes (m/w/d), die der Komplexität des Verbandes organisatorisch gewachsen ist.

Wir bieten:

  • 40 Stunden/Woche - Montag bis Freitag
  • Arbeitszeitkonto in bestimmtem Rahmen möglich
  • unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • 30 Tage Urlaub
  • sehr gutes Betriebsklima in einem kleinen Team und gegenseitige Wertschätzung
  • viele Veranstaltungen und Vorteile für Mitarbeiter, z.B. Rotkreuz-Abendball, Angebot JobRad, Sommerfest, weihnachtliches Hoffest u.v.m.
  • einheitliches Hausvergütungssystem

Ihre Aufgaben:

  • Unterstützung des Vorstandes in allen administrativen und organisatorischen Anliegen des Tagesgeschäfts sowie die inhaltliche Erstellung für interne und externe Kommunikation
  • teilweise Koordination, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und internen Besprechungen
  • Planung und Organisation von Terminen und Dienstreisen des Vorstands
  • selbstständige Erstellung und Konzeption von Präsentationen, Recherchen, Entscheidungsvorlagen sowie Berichten
  • Teilnahme an Beratungen sowie Protokollierung dessen
  • Federführend Konzeption sowie Organisation von Veranstaltungen für Mitarbeiter (u.a. Veranstaltungen für bis zu 600 Personen; bspw. Sommerfest, Rotkreuz-Abendball) in Zusammenarbeit mit der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit
  • Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen sowie das Erfassen von Eingangsrechnungen
  • Erstellen von Ausgangsrechnungen
  • Posteingangs- sowie Postausgangsbearbeitung
  • Übernahme von Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation sowie Sicherstellung der Ordnung in und Pflege von Gemeinschaftsbereichen

    Unsere Anforderungen:

    • guter Abschluss einer Ausbildung im kaufmännischen Bereich, alternativ abgeschlossenes Studium im Bereich der BWL
    • mehrjährige Berufserfahrung in gleicher oder ähnlicher Position
    • zuvorkommendes und höfliches Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
    • absolute Loyalität gegenüber des Vorstandes
    • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, ausdrucksstarke Kommunikationsformen
    • umsichtiges und wertschätzendes Arbeiten mit dem Vorstand als auch im Team
    • hohe Eigenmotivation, Verlässlichkeit und Eigeninitiative
    • sehr gute Organisationsfähigkeit und Verständnis für die Komplexität des Verbandes
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